EventAnne

Deltagerrejsen

Deltagerrejsen er den proces som deltagerne til enhver type event gennemgår fra første bekendtskab med, at eventen bliver afholdt og frem til eventen er afsluttet og de kan se resultatet af deres deltagelse.

Flere invitationer

Annoncér

Fortæl, at din event findes! Som det første skridt på deltagerrejsen er det vigtigt, at du annoncerer din event på den rigtige måde. I de rigtige omgivelser. Til de rigtige mennesker.

En produktlancering af et luksusbrand skal ikke “bare” annonceres på Facebook, men skal annonceres med personlige invitationer trykt på papir af høj kvalitet og håndleveret til modtagerne dagen før du sender pressemeddelelsen til de relevante nyhedskilder. Derimod kan det være at et oplysningsmøde om ejerforeningens nye tiltag skal inviteres med opslag i opgangen og i facebook-gruppen.

Det skal du overveje:

  • Hvad er formålet med eventen?
  • Hvem er målgruppen?
  • Hvordan vil du brande eventen og hvordan påvirken event dit brand?

Tiltræk

Få de rigtige deltagere til at komme til din event. Når du først har annonceret din event skal du tiltrække deltagerne, de rigtige deltagere. Afhængig af formålet med din event er der forskellige betragtninger om, hvem der er de rette deltagere.

“Lige børn lege bedst” siger et gammelt ordsprog, og en homogen deltagergruppe er oftest grundlaget for et godt udbytte af eventen. Sagt på en anden måde, så skal deltagerne have noget til fælles. En event for ingeniører vil miste noget for alle deltagere, hvis der også deltager en gruppe sygeplejerske eller kranførere – med mindre at emnet er relevant for sygeplejerskerne eller kranførerne.

En alt for ensartet gruppe deltagere kan på den anden side betyde, at der ikke bliver stillet de “udfordrende” spørgsmål og ingen vinder på at være rørende enige fra start til slut. Det betyder at sammensætningen af deltagere med stor fordel bør bestå af forskellige “grupper”, der kan bidrage til hinandens forståelse af eventens tema og emne.

Det skal du overveje:

  • Hvem er målgruppen?
  • Hvad er udbyttet ved at deltage?
  • Hvordan oplever målgruppen dit brand?
Meetings 5.0 - Immersion 1.0

Byg forventninger

Brug tiden til at opbygge dine deltageres forventninger og til at sætte scenen for din event. Der kan gå flere måneder fra du har annonceret din event og dine deltagere har tilmeldt sig. Det er en vigtig tid, hvor du skal forme deltagernes forventninger og fastholde deres interesse i eventen.

Brug tiden til at sætte dig ind i deltagernes forventninger ved tilmeldingen og tilpas dine nyhedsbreve så du bygger videre på det fundament, der allerede findes. Inddrag deltagerne i planlægningen ved at spørge til deres baggrund for at tilmelde sig – du kan bruge oplysningerne under eventen og til at måle udbyttet efter eventen. Ved at lave et forum for deltagerne kan de lære hinanden at kende inden eventen og det bliver lettere for dem, at føle sig som en del af eventen.

Det skal du overveje:

  • Hvad er formålet med din event?
  • Hvordan får målgruppen udbytte af din event?
  • Hvordan skal målgruppen opleve dit brand?
Conference Center on Navigator of the Seas. Photo: © #CruiserByHeart, 2018.

Ankomsten

Ankomsten til din event er kulminationen på hele optakten – det er det øjeblik hvor deltagerne tager i dørhåndtaget eller klikker på “start mødet”-linket. Det sidste “husk inden eventen”-brev er starten på ankomsten og her, hvor du gør det nemt at deltage i din event. Praktiske oplysninger om parkering eller brug af online-platform kan hjælpe dine deltagere og vise, at du tager dig af deres behov i forbindelse med deltagelsen.

Værterne, der står i døren og siger velkommen hjælper deltagerne til at vide, at de er gået rigtigt og kan svare på de første spørgsmål. Hvis du holder en online-event kan du også have værter, der byder velkommen inden deltagerne bliver “sendt ind i det store rum”. Flag eller bannere foran indgangen vil være med til at skabe stemningen ligesom en pæn knap er mere indbydende end et kedeligt hyperlink.

Det skal du overveje:

  • Hvad skal deltagerne vide om eventen?
  • Hvad kan være svært for deltagerne ved at deltage?
  • Hvad er formålet med din event?
Colorful aerialist show

Åbningen

Åbningen af din event bekræfter deltagernes forventninger og lægger grunden til de oplevelser, deltagerne skal have under eventen.

At “lukke døren og slukke lyset” giver et signal om, at nu er eventen i gang, men de første par sekunder betyder alt for, hvordan dine deltagere bliver opslugt og vil indleve sig i din event. Det er vigtigt, at bringe deltagerne ud af deres dagligdag og ind i eventens univers.

Det skal du overveje:

  • Hvad er formålet med din event?
  • Hvordan skal målgruppen opleve dit brand?
  • Hvor kommer målgruppen fra?
Camel at IDA Culture Night 2018

Engagér

Inddrag dine deltagere under eventen – lad deltagerne være med til at forme deres event, inden for de rammer, du har fastlagt. Når du lader deltagerne skabe deres egen event giver du dem det stærkeste værktøj til indlevelse og fordybelse i eventens formål, emner og tema – og de vil tage et større udbytte med hjem fra eventen.

En tur i voldgraven med to plastikdunke eller byg den største en menneskepyramide er velkendte måder at aktivere deltagerne på. Men, de giver kun mening, hvis emnet og indholdet af eventen er “et aktivt liv” eller “overlev i vildmarken” – på en lægekongres kan dette måske virke afskrækkende. Derimod kan en spørgerunde være givende for alle, fordi der kommer nye og uprøvede idéer frem – men det kan være svært at bruge teoretiske tanker, hvis eventen er et kørekursus til gaffeltruck…

Der findes rigtig mange måder at inddrage deltagerne og give dem mulighed for at tilpasse deres egen event – find den rigtige måde til din event.

Det skal du overveje:

  • Hvad er formålet med eventen?
  • Hvem er målgruppen?
  • Hvordan vil du brande eventen og hvordan påvirken event dit brand?
Oplæg på Mødeindustriens Dag 2017

Afslutning

Afrundingen og afslutningen på din event skal du bruge til at forankre deltageres oplevelser undervejs. Design afslutningen, så du hjælper deltagerne med at holde fast i oplevelserne, diskussionerne og læringen fra eventen. Med en opsummering og en afsluttende oplevelse, der binder hele eventen sammen giver deltagerne en oplevelse de vil huske og som vil minde dem om hele eventen.

At “tænde lyset og åbne døren” er en rå og kold afslutning på en event, hvor man er blevet opslugt og har indlevet sig. Ligesom du designede ankomsten og åbningen af din event så er det vigtigt, at bringe deltagerne ud af eventen og tilbage til deres dagligdag.

Det skal du overveje:

  • Hvad er formålet med din event?
  • Hvad er udbyttet ved at deltage?
  • Hvordan oplever målgruppen dit brand efter eventen?
Escalante National Park

Efterliv

Din event lever videre hos deltagerne, der tager oplevelserne med hjem – og det er nu du kan høste dit resultat – og måle dit overskud.

Blot fordi deltagerne er taget hjem eller har logget af, efter din event betyder ikke, at eventen er slut. Giv deltagerne mulighed for at genopleve eventen med billeder, videoklip og måske kopi af præsentationerne – og lav et rum, hvor de kan fortsætte med at dele deres oplevelser.

Brug tiden efter event til at måle resultatet af eventen, Return on Investment ved at følge op med evalueringsspørgsmål til deltagerne – både umiddelbart efter event og igen et par gange med en måneds mellemrum. På den måde kan du tage temperaturen på deltagernes udbytte – og bruge oplysningerne til at vurdere dit eget udbytte af eventen.

Det skal du overveje:

  • Hvad er formålet med din event?
  • Hvad er udbyttet ved at deltage?
  • Hvordan oplever målgruppen dit brand efter eventen?