Sådan skaber du en eventstrategi

5 formål du bør indtænke i din eventstrategi

Når vi taler om faglige events (og dermed ikke musikfestivaler, teateropsætninger m.v.), er der fem overordnede formål:

1. Læring
2. Networking
3. Motivation
4. Problemløsning
5. Beslutningstagen

Alle events skal designes på baggrund af et formål – formålet viser os, i hvilken retning vi skal gå med designet, og er nøglen til at designe en spektakulær event. Formålet er grundlaget for enhver beslutning, vi tager for vores arrangement. Det skal derfor være den første beslutning, vi tager, når vi begynder vores designproces: Hvad er formålet med denne event?

Overskrifterne for de fem formål er med vilje ret brede. Tænk på hver af de fem som en kategori, hvorunder alle specifikke mål kan dækkes ind. Jeres formål med at holde en medarbejderdag kunne fx være at skære ned på sygefravær og sikre fastholdelse af medarbejderne. Det er det specifikke formål med eventen, men i designprocessen tager vi motivationshatten på og designer eventen derfra.

Vi opdeler formålet i disse fem kategorier, da det gør det lettere at navigere i designprocessen – hvis formålet er for specifikt, kan det være svært at indtage helikopterperspektivet og designe rummet, involveringen m.v.

Oplevelsen skal designes

Som nævnt tidligere skal oplevelsen designes, så den understøtter formålet, og når du designer en oplevelse, skal du tage højde for de fem oplevelseselementer:

1. Oplevelsessfæren
2. Sanserne
3. Deltagerinvolvering
4. Overraskelse
5. Kommunikation

1. Oplevelsessfæren

Oplevelsessfæren består af tre dele: Oplevelsesrummet, de andre deltagere samt værterne.

Oplevelsesrummet er ikke nødvendigvis et møderum i gængs forstand, men kan lige så vel være et klasseværelse, et teater eller en lysning i skoven. Oplevelsesrummet inkluderer også udenomsområder og omgivelser, selvom det ikke er der, din event foregår.

Det er her, vi sikrer os, at deltagerne føler sig tilpasse og får de bedste muligheder for at lære. Det betyder, at vi overvejer bordopstillinger, møbler, farver, chill-zones, networking lounges, soulworking lounges osv. Hvilket udtryk vil vi give med rummet, og hvordan skal deltagerne have det i vores rum?

De andre deltagere er meget vigtige for den enkeltes oplevelse. Det betyder meget for et menneske, om man føler sig ligesom eller forskellig fra de andre, udenfor eller inkluderet, og om der er for få eller for mange andre. Dette skal vi som eventdesignere have i baghovedet, når vi designer til og inviterer en målgruppe.

Det sidste ”ben” i oplevelsessfæren er værterne. Værterne skal skabe nærvær, udvise interesse for og hjælpe gæsterne. De skal være opmærksom på deres rolle og opgaver og sørge for, at alle føler sig set.

2. Sanserne

Alle sanser skal aktiveres i en event – jo flere sanser, du aktiverer, desto stærkere er oplevelsen!

Sanserne har en direkte linje til din hukommelse og dine følelser, fx kan en duft eller et stykke musik bringe dig tilbage til et bestemt sted eller en bestemt tid.

Det er videnskabeligt bevist, at specifikke dufte kan understøtte specifikke områder: Fx ved man, at citron styrker koncentrationen, lavendel virker beroligende, og rosmarin styrker hukommelsen. Det er værd at have i tankerne, når sanserne skal inkluderes i en event.

3. Deltagerinvolvering

Når du deltager i en oplevelse, bliver du en del af den og husker den bedre – det er i øvrigt forskellen mellem underholdning og oplevelse: Underholdning er formidling til et passivt, modtagende publikum, hvorimod oplevelse kræver engagement, og at man giver noget tilbage til resten af gruppen.

Forskning viser, at vi mennesker ikke kan koncentrere os i mere end ca. 20 minutter ad gangen (og vores koncentrationsevne er i øvrigt halveret, når eventen foregår online!), og hvis vi vil sikre os, at deltagerne får noget ud af deres deltagelse, er det nødvendigt, at vi involverer dem undervejs og giver dem mulighed for at tale sammen, kreere noget sammen, lege, spille, networke m.v.

Der er så mange muligheder for at involvere dine deltagere, at der er noget for enhver målgruppe og interesse – og husk, at deltagerinvolvering ikke behøver at være en teambuilding-øvelse, der koster mange tusind kroner. Du kan sagtens involvere dine deltagere uden at leje materialer og konsulenter ind, købe dyrt udstyr eller sende deltagerne ud at sejle i havkajak.

4. Overraskelse

Det fjerde oplevelseselement er overraskelse. Vi skal sikre noget nyt og uforudset i hver eneste event, så den bliver unik.

Overraskelsesmomenterne behøver ikke være store og dyre: Det er ikke alle, der har budget til at booke en amerikansk fagguru til at tale, men et skift i momentum, lokaler, setup osv. kan også udgøre det brud, vi er ude efter.

Prøv også at inkludere et provokerende indslag eller en forstyrrelse, der kan ryste op i deltagerne og hjælpe med at refokusere. Husk dog, at overraskelser, forstyrrelser og brud skal hænge sammen med resten af eventen og dens formål.

5. Kommunikation

En god oplevelse bygger på nogle forventninger. Dem skaber vi med kommunikationen om eventen. Her lægger vi grundlaget for en god oplevelse, selvom vi ikke afslører alle hemmeligheder og overraskelser.

Det er vigtigt at have fokus på at kommunikere

1. hvorfor din målgruppe skal deltage i din event?
2. hvilken historie I fortæller?
3. hvad jeres ”unique selling points” er?
4. hvilket indhold man får med hjem?

Husk på, at events er kommunikation og branding. Alt, hvad du gør med den enkelte event, viser tilbage på jer som virksomhed, så hvad vil I gerne fortælle jeres omverden om jer selv?

Indlevelse

I sidste ende vil vi gerne skabe indlevelse med vores event. Det er det ultimative formål, for det er med til at ændre deltagerens adfærd, og det har vi brug for ift. vores virksomhedsstrategi.

Når man lever sig ind i en event …

• får man lyst til at genfortælle oplevelsen
• føler man sig som medproducent af eventen
• føler man, at eventen er nærværende og autentisk
• føler man, at eventen er unik og skræddersyet præcis til en selv
• føler man, at ens deltagelse er meget relevant

Events handler i sidste ende om følelser. Indlevelse skaber følelser hos deltagerne, og på den måde har vi lagt grunden til en adfærdsændring.

Adfærdsændring

Når vi har designet en superb oplevelse, har vi hjulpet deltagerne til at leve sig ind i eventen – vi har rørt dem, og du skal føle dig rørt, før du ændrer adfærd. Denne adfærdsændring vil så udmunde i den ønskede motivation fra medarbejderne, hvis vi genbruger eksemplet fra tidligere i artiklen.

Det er selvfølgelig ikke noget, der sker ved et knips med fingrene. Det kræver tålmodighed, men det vil ende med at give pote.

Strategi

På den måde er vi retur i toppen af modellen, men nu ser vi på strategi som virksomhedens strategi og ikke eventstrategien.

Vi har brugt eventstrategien til at opstille nogle retningslinjer for oplevelsesdesign – nemlig

• at vi altid designer ud fra et formål
• at vi sikrer os, at oplevelsen passer til eventen, målgruppen og den adfærdsændring, vi ønsker
• at vi lægger grunden for indlevelse, som igen skaber grobund for adfærdsændringen.

På denne måde understøtter vi virksomhedens overordnede strategi.

Velkommen til direktionsgangen

Nu har vi flyttet eventplanlægningen op på strategisk niveau. Det er vigtigt, at direktionsgangen tager imod tilflytteren med åbne arme. Arrangementerne er nemlig en del af noget større – af virksomhedens strategi – og det er ikke længere nok at anse eventdesignerne som dem, der er gode til at få idéer, planlægge og klare logistikken, fordi ”Vi må da også lave events … det gør alle andre jo!”.

Det kræver viden at lave en eventstrategi, der giver ”return on investment”, og det skal tages alvorligt.

Er I klar til det?